Размер шрифта: A A A
Цвет сайта: A A A A
Вернуться к обычному виду
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ ТОЦКИЙ РАЙОН
ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
официальный сайт

Функциональная структура системы управления проектной деятельностью в администрации Тоцкого района

I. Постоянные органы управления проектной деятельностью

 

Проектный комитет администрации Тоцкого района  по стратегическому развитию и проектам (программам).

 

1. Проектный комитет администрации муниципального образования по стратегическому развитию и проектам (программам) (далее – проектный комитет):

координирует подготовку предложений по приоритетным направлениям деятельности администрации района для формирования портфеля приоритетных проектов;

рассматривает поступившие в установленном порядке проектные предложения на очередном заседании;

одобряет, отклоняет либо отправляет на доработку проект паспорта проекта;

утверждает сводный план реализации проектов (далее – сводный план) и вносит в него изменения, а также принимает решения о прохождении контрольных точек и этапов, контролируемых на уровне проектного комитета;

утверждает паспорта проектов, а также принимает решения о внесении в них изменений;

принимает решение о начале реализации проекта, об утверждении его значимых результатов, завершении (в том числе досрочном) либо приостановлении проекта;

утверждает руководителей проектов, состав рабочих групп проектов, ответственных исполнителей проектов;

рассматривает информацию о ходе реализации портфеля проектов и утверждает отчеты о ходе реализации портфеля проектов;

рассматривает результаты деятельности рабочих групп по реализации проектов на территории  района;

устанавливает цели и показатели деятельности руководителей проекта, оценивает эффективность их деятельности;

осуществляет развитие и применение системы стимулирования лиц, входящих в состав органов управления проектной деятельностью;

рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в администрации  района;

2. Руководителем проектного комитета является глава муниципального образования.

3. Состав проектного комитета утверждается постановлением администрации  Тоцкого района.

4. В состав проектного комитета входят заместители главы муниципального образования, руководители структурных подразделений  и иных организаций (по согласованию).

5. Подготовку и организацию проведения заседаний проектного комитета осуществляет ответственный секретарь проектного комитета.

6. Решение о проведении заседания проектного комитета  принимается руководителем  проектного комитета. Заседание проектного комитета  считается правомочным, если на нем присутствуют более половины членов проектного комитета. Члены проектного комитета участвуют в заседаниях лично. В случае невозможности присутствия члена проектного комитета на заседании он имеет право заблаговременно представить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме.

7. Решения проектного комитета принимаются простым большинством голосов членов проектного комитета, присутствующих на заседании. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании проектного комитета.

8. Принимаемые на заседаниях проектного комитета решения оформляются протоколом, который подписывается председательствующим на заседании проектного комитета. Протоколы заседаний проектного комитета рассылаются членам проектного комитета, а также органам, организациям и должностным лицам по списку в течение 5 календарных дней после их подписания (утверждения). Проектный комитет может принимать решения путем письменного опроса членов проектного комитета.

9. Решения проектного комитета являются обязательными для исполнения органами администрации муниципального образования.

 

Проектный офис администрации

10 Состав проектного офиса администрации Тоцкого района утверждается постановлением администрации Тоцкого района.

11. Проектный офис осуществляет следующие функции:

обеспечивает формирование и ведение портфелей проектов, а также представляет в комиссию сводный отчет о ходе реализации портфелей проектов;

согласовывает предложения по проектам, паспорта, сводные планы, показатели реализации проектов, отчеты об их реализации, рассматривает вопросы соответствия представленных документов настоящему Положению;

осуществляет мониторинг реализации проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих принятия решений органами управления проектами, а также направляет предложения по реализации проектов участникам проектов;

обеспечивает деятельность проектного комитета;

обеспечивает методическое обеспечение проектной деятельности в администрации муниципального образования, разрабатывает методические рекомендации по организации проектной деятельности в администрации муниципального образования (далее – методические рекомендации);

вносит необходимую информацию в автоматизированную информационную систему;

обеспечивает разработку и развитие системы стимулирования лиц, входящих в состав органов управления проектной деятельностью;

готовит заключение об итогах реализации проекта;

выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

 

II. Временные органы управления проектной деятельностью

 

Куратор проекта (программы)

12. Куратор проекта (программы) (далее - куратор):

 оказывает всестороннее содействие успешной реализации проекта (программы), в частности - оказывает содействие руководителю проекта (программы) в решении вопросов ресурсного, информационного, инфраструктурного и административного обеспечения проекта в тех случаях, когда полномочий руководителя проекта (программы) для этого недостаточно;

 согласовывает промежуточные и финальные результаты проекта (программы) до их вынесения на утверждение проектного комитета;

согласовывает запросы на изменения проекта (программы) до их вынесения на утверждение проектного комитета;

 участвует в заседаниях проектного комитета;

 формирует общественно-деловой совет;

выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

13. Куратор назначается проектным комитетом из числа заместителей главы муниципального образования.

14. Куратор может назначаться по одному или нескольким проектам (программам) либо по направлению и всем проектам (программам) в рамках соответствующего направления.

15. Куратор предоставляет главе муниципального образования проекты нормативных правовых актов по вопросам реализации проекта (программы).

16. Куратор не выполняет функции руководителя проекта (программы);

17. Функции куратора могут быть совмещены с функциями функционального заказчика и участника экспертной группы проекта (программы).

 

Функциональный заказчик проекта (программы)

18. Функциональный заказчик проекта (программы) (далее –  заказчик):

определяет основные требования в отношении результатов проекта (программы), согласовывает результаты и ключевые показатели эффективности реализации проекта (программы);

обеспечивает оценку промежуточных и окончательных результатов проекта (программы) и представляет результаты оценки в проектный офис для дальнейшего утверждения промежуточных и окончательных результатов проекта (программы) проектным комитетом;

 участвует в проведении мониторинга реализации проектов (программ), а также в проведении оценки реализации мероприятий проекта (программы) и иных контрольных мероприятий по проекту (программе) своей зоны ответственности;

участвует в заседаниях проектного комитета по проектам (программам) своей зоны ответственности.

19. Заказчик определяется проектным офисом при анализе поступившей проектной инициативы из числа руководителей или работников структурных подразделений администрации муниципального образования, в наибольшей степени заинтересованных в результатах реализации проекта (программы) и указывается в паспорте проекта (программы), утверждаемом проектным комитетом.

20. Заказчик имеет право:

 ознакомиться со сводным планом проекта (программы);

запросить и получить от куратора либо руководителя проекта (программы) внеплановый отчет о ходе реализации проекта (программы), достигнутых и планируемых результатах, отклонениях от сводного и рабочего планов, причинах отклонений, рисках;

 утвердить или отклонить запрос на изменение сроков, объемов, качества работ и их результатов;

 инициировать проведение внеочередного заседания проектного комитета.

 

Руководитель проекта (программы)

21. Руководитель проекта (программы) – должностное лицо администрации муниципального образования. Руководитель проекта (программы):

 осуществляет оперативное управление реализацией проекта (программы), обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод проекта (программы) в рамках лимита бюджетных обязательств, в соответствии со сроками осуществления проекта (программы) и с заданными требованиями к качеству проекта (программы);

разрабатывает, согласует и выносит на утверждение проектному комитету паспорт проекта

обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию сводного плана, а также формирование на его основе рабочего плана;

осуществляет постановку задач по проекту (программе) участникам и определяет их зоны ответственности;

контролирует выполнение поставленных задач участниками, выполняет предварительную оценку объемов, сроков и качества полученных результатов

руководит рабочими органами проекта (программы) и организует их работу;

оказывает содействие участникам проекта (программы) в выполнении поставленных им задач;

организует постоянную коммуникацию и обеспечивает кросс‒функциональное взаимодействие участников проекта (программы) для принятия согласованных решений по стоящим задачам и возникающим проблемам.

 обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта (программы), в архиве (библиотеке) проекта (программы);

обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга проекта (программы);

 для программы проектов - согласует кандидатуры руководителей, входящих в программу проектов, а также руководителей рабочих органов проекта (программы);

выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными нормативными правовыми актами администрации муниципального образования, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями проектного комитета и проектного офиса.

22. Руководитель проекта может выступать в качестве функционального заказчика и в отношении входящих в программу проектов.

23. Руководитель проекта (программы) имеет право:

 ставить задачи всем участникам проекта (программы) в соответствии со сводным планом проекта (программы), утвержденным проектным комитетом;

 требовать от участников их выполнения в срок и с необходимым качеством;

 контролировать сроки, объемы затраты, качество выполняемых участниками проекта работ и задач, получаемых при этом результатов;

 требовать предоставления отчетов о выполненных задачах и достигнутых результатах от участников проекта (программы) согласно процедуре, определенной в Положении.

оперативно эскалировать на куратора проекта (программы) и (или) проектный комитет информацию о рисках и запросы на изменения проекта (программы), которые выходят за рамки полномочий руководителя проекта (программы);

инициировать проведение внеочередных заседаний проектного комитета (по согласованию с куратором), команды проекта, экспертной группы проекта.

 

Администратор проекта (программы)

24. Администратор проекта (программы) - лицо, определенное руководителем проекта (программы), обеспечивающее процессы планирования и подготовки отчетности по проекту (программе), согласования и изменения проектной документации, мониторинга проекта (программы), организацию и протоколирование совещаний по проекту (программе), ведение архива проекта (программы), а также оказывающее иную административную поддержку руководителю проекта (программы). Администратор проекта (программы):

осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя и рабочих органов проекта (программы);

обеспечивает проведение мониторинга реализации проектов (программ) и формирование отчетности по проекту (программе);        

          обеспечивает подготовку, проведение, протоколирование и контроль исполнения решений и поручений всех совещаний по проекту (программе);

полностью ведет документооборот, поддерживает в актуальном состоянии архив (библиотеку) проекта (программы);

 выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными нормативными правовыми актами, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями проектного офиса, совета и руководителя проекта (программы).

25. Функции администратора программы проектов могут возлагаться на проектный офис, иную организацию, на соответствующий рабочий орган проекта (программы) или на одного из участников проекта (программы).

26. Администратор проекта (программы) назначается по представлению руководителя проекта (программы) проектным комитетом при утверждении паспорта проекта (программы)

 

Рабочие органы проекта (программы)

27. Рабочие органы проекта (программы) обеспечивают выполнение работ по проекту (программе) в соответствии с планами и иными документами проекта (программы), указаниями руководителя проекта (программы) и проектного комитета.

28. Рабочие органы проекта образуют проектную команду. Проектная команда состоит из:

команды управления проектом (программой), в которую входят руководитель и куратор проекта (программы). Команда управления проектом (программой) осуществляет постановку задач, контроль их выполнения, разработку и реализацию изменений проекта (программы)

 команды реализации проекта (программы), в которую входят непосредственные участники - исполнители, эксперты, администратор проекта (программы). Команда реализации проекта (программы) выполняет поставленные задачи для достижения цели проекта (программы).

29. Решение о привлечении сотрудника структурного подразделения администрации муниципального образования для участия в проекте принимается руководителем проекта по согласованию с его непосредственным руководителем или с главой муниципального образования и утверждается проектным комитетом в соответствии с Положением.

30. Руководители структурных подразделений администрации муниципального образования несут персональную ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности работников и в случае необходимости принимают решение о перераспределении их должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективного исполнения проектов (программ).

31. Глава муниципального образования принимает решение о перераспределении должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективной и своевременной реализации проектов (программ).

32. В случае конфликта между должностной и проектной нагрузкой сотрудников приоритет имеют проектные задачи.

 

 

III. Обеспечивающие и вспомогательные органы

 

Общественно–деловой совет

33. Общественно–деловой совет может формироваться как по отдельному проекту, так и по нескольким проектам, а также в целом по направлению социально–экономического развития муниципального образования.

34. В общественно-деловой совет включаются представители общественных и иных организаций, прямо или косвенно затрагиваемых реализацией проекта (программы) и получаемыми в итоге результатами и эффектами. Состав общественно-делового совета утверждается постановлением администрации муниципального образования

35. Общественно–деловой совет реализует следующие основные функции:

участвует в определении основных требований к результатам проекта, качественных результатов и ключевых показателей проекта;

участвует в оценке промежуточных и окончательных результатов проекта и направляет соответствующие заключения проектному комитету;

участвует в организации мониторинга реализации мероприятий проекта;

разрабатывает и направляет проектному комитету и руководителю проекта рекомендации и предложения по реализации проекта, в том числе с учетом открывшихся по ходу проекта возможностей, а также рекомендации по управлению рисками.

Экспертная группа проекта

36. Экспертная группа проекта формируется в целях внешнего экспертного сопровождения реализации проекта.

37. В состав экспертной группы включаются руководители и сотрудники подразделений администрации муниципального образования, а также иных организаций, обладающие необходимыми для эффективного достижения целей, решения задач и минимизации рисков проекта (программы) данными, знаниями, навыками.

38. Экспертная группа проекта оказывает содействие руководителю проекта в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов проекта, мер реагирования на риски, разрешении сложных вопросов в содержательной части проекта.

39. Экспертная группа проекта готовит заключения о сводном плане проекта, а также представляет проектному комитету и руководителю проекта предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта.

40. Участники экспертной группы могут приглашаться на рабочие встречи по решению проблем проекта.